議会活動

質問要旨

昨年の第四回定例会において、30年の保存期限を過ぎた文書の中から重要な文書を歴史的公文書として管理をするとの報告がされました。

合わせて情報公開条例が改正され、歴史的公文書が情報公開の手続きの対象から外され、順次公開されることになりました。

公文書は行政において、どのように施策が決められてきたのか、何が行われてきたかを区民が知るための記録であり、後世にその経緯を伝えるための貴重な情報でもあります。

昨今、国でも公文書の扱いに関して様々な課題が指摘されていますが、公文書は国民の知る権利を守るための財産であり、適切に管理されなければならないことは自明の理です。

本区では今まで、「歴史的公文書」の位置づけや、保存管理の方針が明確ではなく、貴重な資料が散逸している可能性が懸念されています。

例えば、旧町名から現在の町名、立石何丁目や四つ木何丁目などに変更する際に、どのような議論のもと、現町名の選定がなされ、変更、決定されてきたのか、今その資料が不明という状況になっています。

このように文書が正しく保存されていないと、そのまちの歴史自体がわからなくなり、手続きの過程を検証したり、振り返ることもできなくなってしまうのです。

「公文書館法」において「国及び地方公共団体は、歴史資料として重要な公文書等の保存及び利用に関し、適切な措置を講ずる責務を有する」とされています。

今回、「文書取扱規程」の改正で保存の方針を決めたことは評価します。

しかし、「文書取扱規程」は議決が必要な条例とは異なり、行政内部での取り決めです。

本区の公文書は「情報公開条例」の中で「情報」として規定されているのみで、「文書取扱規程」では管理についての取り決めがされています。

昨年4月に行われた「歴史的公文書の保存」のための「文書取扱規程」の改正は、議会への報告が上がらず、私たち議会が把握していなかったように、今後も区民の知り得ないところで改正することも可能なのです。

区民の財産でもある公文書については、「文書取扱規程」での「文書の起案・決裁」などの処理の取り決めとは区別し、改めて「公文書の位置づけ、管理・保管」について明確にし、保管場所のあり方や、公文書館の機能なども含め、適切な管理について専門性を持った検討をし、条例化を進めるべきです。


本区の公文書管理の現状についてうかがう。
本区における公文書は、平成15年以降、総合文書管理システムにより管理をしております。
 具体的には、各課は電子文書で文書を作成し、文書取扱規程等に定める保存年限に照らして1年から最長30年の保存年限を定めその年限に到達するまで保管し、保存年限の到達した文書は原則として廃棄いたします。
 また、公文書の中で歴史資料として重要であると所管課長が判断した文書につきましては、全て30年間保存したのち、個人情報などの非公開情報が含まれているときは、主管課が保存年限を延長して保存し、非公開情報が含まれていない文書については、所管課長が歴史資料として重要であるか否かを総務課長と協議することとしています。総務課長が歴史的資料として重要であると認めた場合には、当該交文書を総務課が引き継ぎ、区長が歴史的公文書として指定いたします。
歴史的公文書の指定や保存、公開方法についてうかがう。
歴史的公文書は、耐震、耐火、水害対策等が施され適切な温度湿度管理のできる専門業者に委託して永久に保存します。
 なお、歴史的公文書につきましては、平成31年4月から、区政情報コーナーで歴史的公文書を取り寄せて閲覧できるようにするほか、順次、電子化して区のホームページで公開してまいります。
重要性が高まる公文書を適切に管理するために、公文書管理条例を制定する必要があると考えるがいかがか。
現在、区の文書管理は、区長部局、教育委員会事務局、監査事務局、選挙管理委員会事務局、議会事務局の各実施機関がそれぞれ定めている文書取扱規程や処務規程等に基づいて行っています。
 一方、国においては、平成23年4月1日に「公文書の管理に関する法律」が施行され、国の行政機関の文書管理の基本的なルールが確立されました。
 さらに、努力義務ではありますが、地方公共団体においても、同法の趣旨に基づいた施策の策定や実施が求められました。
 このような状況を踏まえ、本区としては、平成30年4月1日に、各実施機関の文書取扱規程等を改定し、新たに歴史的公文書の考え方を取り入れ、取り扱いを整理したところです。
 公文書の適正な管理により、区の活動を現在及び将来にわたって区民に説明する責務を全うしていくことは、大変重要であると認識しております。
 そこで、文書の廃棄に関して専門家の意見を聞く仕組みの導入や条例の制定など、より適正な文書管理について検討してまいります。